Văn phòng là đơn vị chức năng của Trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh. Văn phòng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy và Ban Giám hiệu về công tác tổng hợp, hành chính, pháp chế, văn thư – lưu trữ, lễ tân – khánh tiết, an ninh trật tự. Văn phòng cũng là đầu mối điều phối, bảo đảm hoạt động chung của Nhà trường vận hành thông suốt, hiệu quả và đúng quy định.
I. CHỨC NĂNG
Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng:
- Tổ chức, quản lý và triển khai công tác tổng hợp, hành chính, pháp chế, văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết;
- Bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn;
- Làm đầu mối phối hợp, kết nối thông tin giữa lãnh đạo Nhà trường với các đơn vị, viên chức, người học và các cơ quan, đối tác bên ngoài.
II. NHIỆM VỤ
1. Công tác tổng hợp
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, học kỳ, tháng, tuần của Nhà trường.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường.
- Quản lý lịch làm việc của Ban Giám hiệu; chuẩn bị nội dung, tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
2. Công tác pháp chế
- Tham mưu xây dựng, rà soát, hệ thống hóa các quy chế, quy định nội bộ của Nhà trường.
- Kiểm tra tính pháp lý, thể thức của văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Tham gia giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động của Nhà trường.
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho viên chức, người lao động và người học.
3. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Tiếp nhận, đăng ký, trình xử lý văn bản đến; phát hành và quản lý văn bản đi.
- Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định.
- Thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
4. Cải cách hành chính và chuyển đổi số
- Vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (E-Office).
- Số hóa quy trình xử lý công việc, triển khai lưu trữ điện tử, hướng tới văn phòng không giấy.
5. Công tác lễ tân, khánh tiết
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, sự kiện của Nhà trường.
- Đón tiếp khách trong nước và quốc tế đến làm việc với Nhà trường.
6. Công tác an ninh, trật tự, an toàn
- Bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn tài sản tại các cơ sở của Nhà trường.
- Tổ chức công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
- Tổ chức xây dựng, huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ.
7. Nhiệm vụ khác
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.